Integratie Personeelsinformatie / Salaris en Tijdregistratie
|
Deze pagina beschrijft de belangrijkste punten waarop gelet moet worden bij de uitwisseling van gegevens tussen een personeelsinformatiesysteem, salarisadministratiesysteem en een tijdregistratiesysteem. Dit is alleen van toepassing indien u losse systemen gebruikt of wilt gaan gebruiken. |
Het grote nadeel van 2 databases is dat stamgegevens dubbel ingevoerd moeten worden. Afhankelijk van het aantal medewerkers en het verloop is dubbele invoer een optie. Er zullen uiteraard wel interne afspraken gemaakt moeten worden over de manier van registreren, en over het gebruik van bijvoorbeeld gelijke personeelsnummers (of een ander unieke nummer). Dit laatste is essentieel voor bijvoorbeeld aanlevering aan de salarisadministratie of als men rapportages over beide databases wil maken. Hierbij moet wel gezegd worden dat rapportages over 2 databases vaak erg complex zullen zijn daar men te maken krijgt met compleet verschillende database structuren.
Is dubbele invoer niet gewenst dan kan een elektronische koppeling gemaakt worden met de stamgegevens van de medewerkers. Er zal in eerste instantie gekozen moeten worden welk systeem leidend gaat worden. Vaak zien we dat dit het personeelsinformatiesysteem is, daar hier de ‘toekomstige’ medewerker vaak al geregistreerd staat, in het werving en selectie proces of voor het arbeidscontract.
Er zijn een aantal manieren om gegevens uit te wisselen tussen 2 databases. Hieronder de meest voorkomende mogelijkheden.
• Handmatige export uit systeem 1 en import in systeem 2. De gebruiker start handmatig een proces, dit kan een rapportage zijn of een export functie, dat een bestand klaarzet. Het klaargezette bestand wordt vervolgens door de gebruiker met een handmatige actie ingelezen in het andere systeem. Belangrijk is om goed naar de randvoorwaarden te kijken, bijvoorbeeld hoe gaan we om met mensen uit dienst of hoe gaan we om met medewerkers met al een bestaand WerknemerID. Hiernaast moet bepaald worden of bij bepaalde gevallen wel direct in systeem 2 toegevoegd of gemuteerd mag worden (bijvoorbeeld bij uitzendkrachten die wel klokken, maar niet geregistreerd worden in het personeelsinformatiesysteem).
• Bovenstaand proces echter geautomatiseerd in bijvoorbeeld een nachtelijk proces. Hier gaan weer andere randvoorwaarden spelen als bijvoorbeeld een medewerker die zaterdag moet beginnen maar nog niet in het personeelsinformatiesysteem is ingevoerd en dus ook niet bekend is in het tijdregistratiesysteem. Vaak zien we hier dat de gebruiker ook handmatig het uitwisselingsproces kan opstarten.
• De meest ideale maar vaak ook kostbaarste oplossing is een 1 op 1 database koppeling waar de gegevens direct worden gewijzigd in systeem 2 als in systeem 1 nieuwe records worden toegevoegd of records worden gewijzigd.
Verlof en verzuim
In het algemeen is het tijdregistratiesysteem het ideale systeem om de verlof en verzuim incidenten te registreren. De medewerkers zijn immers ingeroosterd dus het systeem zou eenvoudig moeten kunnen signaleren wanneer een medewerker absent is. Een personeelsinformatiesysteem is vaak beter in de analyse van de gegevens en beheer van het ziekteverzuim.
In de praktijk zou het het meest ideaal zijn om de verlof en verzuim administratie in één systeem te voeren, echter procesmatig en functioneel kan dit meestal niet. Hieronder een aantal belangrijke vragen die gesteld moeten worden bij het voeren van een verlof en verzuim administratie.
• Welk systeem gaat het beste om met verlof/verzuim saldi berekeningen?
• Hoeveel tijd neemt de registratie van verlof/verzuim incidenten in beslag? Wordt er afgeboekt op basis van rooster, contracturen of moet de gebruiker dit zelf ingeven?
• Hoe wordt het verlofjaar afgesloten, en brengt dit veel extra werk mee voor de gebruikers?
• Houdt het systeem rekening met tussentijdse FTE wijzigingen waardoor er een wijziging in het saldi plaats moet vinden?
• Bestaat er een TVT regeling en wordt het TVT saldo automatisch bij- of afgeboekt, of is dit een handmatig proces?
• Zijn alle gewenste rapportages mogelijk, zoals digitale en/of grafische verlofkaarten?
• Ondersteunt het systeem elektronische verlofaanvragen?
• Staan alle medewerkers in het tijdregistratiesysteem, ook ‘niet klokkers’? Hoe wordt van deze medewerkers de verlofregistratie gedaan?
• Welke acties vinden er plaats na een ziekmelding en door wie? Biedt het systeem een mogelijkheid om de ziekmelding door te sturen? Wie moet er nog meer op de hoogte worden gesteld na een ziekmelding?
• Welk systeem produceert de beste ken- en stuurgetallen, als verzuimcijfers etc.
• Ondersteunt het systeem reïntegratie-dossiers voor de wet Verbetering Poortwachter?
Hiernaast moet worden gekeken welke systemen eventueel nog gevoed moeten worden met gegevens uit de verlof en verzuim administratie. Bijvoorbeeld:
• Worden verlofsaldi op de salarisstrook getoond? Kan het systeem dit elektronisch doorgeven aan de salarisadministratie?
• Moeten ziek- en hersteldmeldingen elektronisch worden doorgestuurd naar de Arbo-dienst?
Ondersteunt één systeem alle eisen en wensen van de organisatie dan is een koppeling uiteraard niet noodzakelijk. Is dit niet het geval dan zal gekeken moeten worden naar de uitwisseling van verlof en verzuimgegevens tussen beide systemen. Hierbij moet vooral het proces in de gaten gehouden worden.
• Waar komt de ziekmelding binnen?
• Wie doet het ziekteverzuim beleid, als inlichten Arbo-dienst, dossieropbouw etc.
• Wie moet er nog meer ingelicht worden bij een ziekmelding?
• De hersteldmelding komt via het tijdregistratiesysteem, hoe wordt de persoon of afdeling ingelicht om de Arbo-dienst in te lichten en het dossier te sluiten?
• Hoe wordt een verlofaanvraag gedaan?
• Wie autoriseert de verlofaanvraag?
• Wie registreert dit en in welk systeem?
• Houdt de planning rekening met opgenomen verlof?
De complexiteit (en dus de kosten) van een dergelijke koppeling zal dus geheel afhankelijk zijn van de gewenste processen en de database structuren van de 2 systemen.
Salarismutaties
De salarisadministratie zal deels gevoed worden met gegevens uit het personeelsinformatiesysteem en deels met gegevens uit het tijdregistratiesysteem. Zo zullen de vaste gegevens als inhoudingen, vergoedingen en salaris uit het personeelsinformatiesysteem komen en periodieke gegevens als overuren, ploegen- of andere toeslaguren, gewerkte uren bij uurloners uit het tijdregistratiesysteem komen.
De makkelijkste situatie voor de gebruiker is dat de salarisadministratie uit één systeem gevoed gaat worden, zodat gegevensuitwisseling maar één keer hoeft plaats te vinden. Het personeelsinformatiesysteem zal hiervoor het meest geschikt zijn, daar er in een tijdregistratiesysteem vaak geen rekening gehouden wordt met bijvoorbeeld pensioenen, spaarloon, autogebruik etc.
Hierbij moeten de volgende vragen beantwoord worden.
• Kunnen de totalen van alle soorten overuren en toeslaguren elektronisch per periode worden ingelezen in de salarisadministratie?
• Kunnen de gewerkte uren van uurloners per periode worden klaargezet?
• Kan het systeem per week, in een veelvoud van weken of maandelijks gegevens aanleveren indien er verschillende verloningsperiode gelden binnen een organisatie?
• Hoe worden mutaties in een afgesloten periode verwerkt?
Bij alle koppelingen moet rekening gehouden worden met onderhoudskosten. Indien één van de leveranciers een wijziging doorvoert die invloed heeft op het andere systeem dan zal de koppeling aangepast moeten worden.