Personeelsinformatiesysteem - E-HRM?

De tijd dat een personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt als een 'kaartenbak' met wat stamgegevens is echt over. Een modern personeelsinformatiesysteem betrekt medewerkers en managers bij administratieve processen via een online werknemer portaal, ook wel E-HRM.


Logisch toch? Alles kan online geregeld worden maar een verlofaanvraag moet nog op papier!

personeelsinformatiesysteem

Het nieuwe principe is redelijk eenvoudig - medewerker initieert en manager autoriseert. De gegevens worden zo altijd op de juiste manier in het personeelsinformatiesysteem opgeslagen. Dit alles gaat via een online werknemer portaal, ofwel Employee Self Service.

Zeker jongere medewerkers verwachten dit te vinden bij een moderne werkgever! Het verleggen van administratieve HR processen naar medewerkers en managers heeft 2 grote voordelen; beter en direct inzicht in de gegevens en het verlagen van de administratieve last.

Een investering in Employee Self Service is dus snel terugverdiend. Een financiële onderbouwing zal per organisatie verschillen maar een kwalitatieve verbeterslag zult u behalen, denkt u eens aan de volgende punten.

  • Eenmalige invoer bij de bron
  • Beperking van papierstroom
  • Minder fouten
  • Betrokkenheid van de medewerkers
  • Managementinformatie online beschikbaar

  • Integratie van processen
    Niets is vervelender dan dat u naast het personeelsinformatiesysteem nog allerlei aparte Excel lijstjes moet bijhouden, omdat uw systeem net iets anders werkt dan u wilt. Een flexibel personeelsinformatiesysteem moet zich aan uw werkwijze aanpassen en niet andersom.

    De meeste organisaties zullen voor 90% min of meer dezelfde werkwijze hebben. De meeste personeelsinformatiesystemen voldoen aan deze eisen, echter juist die 10% specifieke functionaliteit neemt vaak veel tijd in beslag. Met de moderne technologieën kan ieder proces relatief eenvoudig geautomatiseerd of gedigitaliseerd worden. In feite is ieder administratief proces op een HR afdeling geschikt om aan te bieden via Self Service. Het meest toegepast is de Verlofaanvraag. Medewerker vraagt aan en manager autoriseert, dit vindt plaats via email berichten en het werknemer portaal. HR hoeft dus geen verlofopnames meer te verwerken en de medewerker heeft direct inzicht in zijn/haar situatie, bijvoorbeeld verlofsaldi. Overige processen die via een personeelsinformatiesysteem worden aangeboden;

  • Online persoonlijke gegevens wijzigen
  • Digitale loonstrook
  • Online urenverantwoording
  • Online declataties
  • Online gesprekscyclus

  • Integratie met andere systemen
    Het personeelsinformatiesysteem heeft natuurlijk ook raakvlakken met andere systemen in de organisatie. De belangrijkste op een rijtje.

    Salarisadministratie. Een logische aanvulling op een personeelsinformatiesysteem is de salarisverwerking. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, zorg ervoor dat dubbel invoeren zoveel mogelijk beperkt wordt. In de ideale situatie levert u de mutaties in 1 keer elektronisch aan.

    Tijdregistratie / urenregistratie. Integratie van stamgegevens is vaak relatief eenvoudig, wilt een stap verder gaan en bijvoorbeeld Verlof en Verzuim koppelen dan wordt het lastig. Een geintegreerd personeels- en tijdregistratie- en salarisadministratiesysteem kan u veel tijd besparen.

    ERP en financiele systemen. Met open systeemen zijn koppelingen vaak wel mogelijk. Belangrijk is dat u bepaalt welk systeem leidend wordt en hoe het onderhoud van de koppeling is geregeld. Iedere wijziging in een systeem betekent vaak ook weer een aanpassing in de koppeling.

    Wilt u systemen van verschillende leveranciers koppelen? Lees verder voor meer informatie over integratie van HR systemen.